Ah, les CRA… rien que l’acronyme peut provoquer des soupirs collectifs et des regards en coin. Pour beaucoup, c’est la « bête noire » de la fin de semaine, le symbole du « flicage » ou, au mieux, une perte de temps administrative.
On imagine souvent que cela a été inventé par un contrôleur de gestion un peu triste, passionné par les tableurs Excel et dénué de toute joie de vivre.
Et si on vous disait que c’est le contraire ?
Chez val’up on pense que, bien utilisé, le CRA n’est pas un radar de police, mais un véritable GPS pour votre entreprise et l’un de vos meilleurs alliés pour vos prises de décisions.
Alors, comment transformer cette corvée en super-pouvoir ?
Le CRA, ce héros incompris
Avant de parler de « comment », parlons du « pourquoi ». Si vos équipes (et peut-être même vous) voient le CRA comme un simple outil de surveillance, vous bridez alors totalement son usage.
Le but du CRA n’est pas de savoir si les gens travaillent, mais de comprendre sur quoi ils travaillent. Et c’est là toute la nuance !
Le vrai « Pourquoi » du CRA :
- Devenir le maître du temps : sans mesure, impossible de savoir si ce projet qui traîne est un gouffre financier ou s’il est juste un peu complexe. Le CRA permet de visualiser où s’évaporent les heures.
- Identifier les charges de travail : il ne s’agit pas de pointer du doigt, mais de voir que l’équipe A est sous l’eau tandis que l’équipe B a du temps pour (enfin) ranger le serveur. C’est l’outil parfait pour rééquilibrer la charge et éviter les burn-outs.
- Savoir si on gagne de l’argent (quand même !) : pour une société de services, c’est la base. Savoir si le projet « Refonte-Incroyable » vendu 10k€ n’en a pas déjà coûté 15k€ en temps-homme, c’est… utile !
La recette pour un CRA qui donne (presque) le sourire
Le secret d’un bon CRA, c’est sa simplicité : il doit être rapide à remplir et ne demander que très peu d’effort.
Étape 1 : Choisir le bon « Pourquoi » (et le dire !)
👉🏼 Soyez transparent. Dites à vos équipes pourquoi vous le mettez en place.
👍 Bonne approche (version val’up) : « Nous souhaitons nous assurer que l’on passe notre temps sur les bons projets et que personne n’est surchargé. Cet outil va nous aider à mieux piloter les budgets et à allouer correctement les ressources. »
❌ Mauvaise approche : « À partir de lundi, tout le monde remplit ça, c’est la direction qui le demande. » (Ambiance garantie)
Étape 2 : L’outil (SVP, pas une usine à gaz…)
Si pour remplir son CRA, votre collaborateur doit ouvrir un logiciel qui ressemble à un cockpit d’A380, vous avez déjà perdu.
L’outil parfait doit être :
- Rapide : Le remplir doit prendre 5 minutes par jour, pas 1 heure le vendredi soir.
- Accessible : Sur mobile, sur le web, intégré à Slack ou Teams… peu importe, mais facile d’accès.
- Logique : Si les intitulés de projets sont flous (« Projet R&D Divers »), personne ne saura quoi imputer.
Étape 3 : La règle du « KISS » (Keep It Simple, Stupid)
C’est la question de la « granularité ». Faut-il déclarer le temps passé à répondre à un e-mail ou à aller chercher un café ? Non.
- 👍 Le bon niveau : Client > Projet (Ex: Client X / Projet Y) ou si c’est un important projet qui peut durer des mois : Client > Projet > Grande phase (Ex: Client X / Projet Y / Phase de conception)
- ❌ Le mauvais niveau : Client X / Projet Y / Réunion / Appel de 10mn avec Kévin / Pause pipi.
Trop de détails tue l’information et complique l’analyse (et la motivation).
Le découpage du temps : penser « blocs », pas « miettes »
Personne ne demande de devenir un chronomètre humain. Tenter de saisir « 10:01 > 10:07 : Réponse email urgent » est le meilleur moyen de passer plus de temps à remplir son CRA qu’à travailler.
Concrètement : Au lieu de noter chaque micro-tâche, il faut regrouper !
Exemple 1 : Vous avez passé la matinée sur le Projet Apollo, en jonglant avec des appels et des emails liés à ce projet ? Ne détaillez pas. Saisissez : Projet Apollo – 4h.
Exemple 2 : Si vous devez être plus précis, utilisez le quart d’heure comme la plus petite unité. Votre appel de 12 minutes ? C’est 0,25 h sur le projet concerné. Votre réunion de 45 minutes ? 0,75 h.
L’objectif est d’avoir une vision juste et agrégée, pas une retranscription détaillée de l’électrocardiogramme de sa journée.
Les 3 « Fails » classiques qui ruinent votre CRA
La mise en place d’un CRA, c’est facile. La rater, c’est encore plus simple. Voici le podium des erreurs à éviter :
😣 Fail n°1 : Le mode « Big Brother »
Utiliser le CRA comme un bâton. « Je vois que tu as passé 3 heures sur la tâche X, alors que le devis n’en prévoyait que 2. » C’est le meilleur moyen pour que, dès le mois suivant, tout le monde « lisse » ses heures pour qu’elles rentrent dans les cases, et vos données ne vaudront plus rien.
Le CRA est un outil d’analyse macro, pas une arme d’évaluation individuelle.
😟 Fail n°2 : La « Collectionnite » aiguë
Demander aux équipes de remplir scrupuleusement leur temps… pour ne jamais, jamais, ô grand jamais analyser les données. C’est le summum de la démotivation. Si vous collectez des infos, UTILISEZ-LES !
Partagez les résultats ! (Ex: « Info intéressante ce mois-ci : on a passé 40% de notre temps en réunion. On devrait peut-être faire quelque chose, non ? »)
👿 Fail n°3 : L’outil de torture
On l’a dit, mais ça vaut le coup d’insister. Un fichier Excel partagé avec 45 onglets, des macros qui plantent et des listes déroulantes qui datent de 2015… c’est non. L’effort pour remplir le CRA ne doit jamais être supérieur au bénéfice qu’on en tire.
Conclusion
Chez val’up, on est orienté valeur. Le CRA est le dispositif idéal pour comprendre où se crée la valeur dans votre entreprise.
Vu sous cet angle, le Compte Rendu d’Activité n’est plus un outil de contrôle, mais un outil de dialogue et d’analyse. Il fournit une base factuelle pour objectiver la charge de travail, célébrer les projets rentables et ajuster le tir sur ceux qui dérapent.
Alors, prêt à faire la paix avec votre CRA et à en faire votre meilleur allié performance ?
👉🏼Et si vous voulez aller plus vite, on peut aussi vous accompagner !
