Avouons-le, pour beaucoup, le Compte Rendu d’Activité (CRA) a la réputation d’être la corvée administrative du vendredi après-midi. Un simple tableau à remplir pour la facturation, que les équipes remplissent (parfois à reculons) avant de partir en week-end – un peu comme ce fameux dossier qui traîne sur le coin du bureau depuis deux jours.
Et si cette perception était le plus grand frein à l’efficacité ?
Car pour un Directeur des Opérations ou un membre de la Direction, ces données sont une véritable mine d’or. Chaque heure saisie est un fait. Et dans un monde où l’intuition ne suffit plus, piloter par les faits est la manière la plus sûre de prendre les bonnes décisions.
Dans cet article, on va vous parler de ce que les données issues des CRA peuvent apporter à votre performance opérationnelle et financière.
Du « ressenti » au « factuel » : le premier pouvoir du CRA
Le quotidien d’un manager est rempli d’impressions :
« J’ai l’impression que l’équipe A est surchargée », « Je pense que le projet Y n’est pas rentable », « Il me semble qu’on passe trop de temps en réunion ».
L’intuition est utile, mais elle est souvent trompeuse. Le CRA transforme ces impressions en certitudes.
- Le « ressenti » : « L’équipe A est débordée. » (On l’a tous déjà entendu 🙂)
- Le « factuel » (grâce au CRA) : « L’équipe A a passé 140% de son temps capacitaire sur le projet X, générant 80 heures supplémentaires ce mois-ci, tandis que le projet Z est à l’arrêt faute de ressources. » Et là, la discussion devient tout de suite plus concrète !
La différence ? Vous ne gérez plus une perception, vous traitez un fait. Vous pouvez réallouer des ressources, justifier un recrutement ou revoir le planning du projet X en vous basant sur des données tangibles.
Les 3 analyses stratégiques issues de vos CRA
Collecter des données, c’est déjà très bien. Mais les analyser, c’est encore mieux !
Bon, maintenant qu’on a les données, on en fait quoi 😱 ? Pas de panique. On vous explique ce qu’il faut regarder en priorité 👇 :
L’analyse de la rentabilité (le nerf de la guerre)
C’est l’analyse la plus directe. Elle consiste à comparer le « temps vendu » (estimé dans votre devis, votre budget ou votre forfait) au « temps réel » (saisi dans les CRA).
- Ce que vous y voyez : Vous identifiez immédiatement les projets « à marge » et les projets « à perte ». Vous voyez quels clients ou quels types de missions consomment plus de temps que prévu. Adieu les surprises de fin de mois !
- La prise de décision :
- Ajuster vos devis : vos commerciaux pourront s’appuyer sur l’historique pour mieux chiffrer les futurs projets similaires.
- Renégocier : vous avez des données factuelles pour stopper l’hémorragie et discuter avec un client dont les demandes de type ‘juste-un-petit-truc-en-plus’ (mais non prévues au contrat) font gentiment déraper le budget temps.
- Arbitrer : vous pouvez décider stratégiquement d’arrêter un certain type de prestation peu rentable.
L’analyse opérationnelle (l’efficacité pure)
Où part le temps de vos équipes ? Le CRA est le seul outil capable de répondre à cette question. Il vous permet de calculer l’indicateur clé de la performance opérationnelle : le TACE (Taux d’Activité Congés Exclus).
Le TACE, c’est le pourcentage de temps que vos équipes passent sur des activités productives (facturables, le plus souvent) par rapport à leur temps de travail disponible (une fois les congés, RTT, arrêts maladie, etc., déduits). C’est votre principal indicateur d’efficacité.
- Ce que vous y voyez : si votre TACE cible est à 85% et que vous n’atteignez que 70%, le CRA vous montre où sont passés les 15% manquants en analysant les imputations (surtout sur les tâches « hors projet »), vous pouvez par exemple découvrir que vos experts passent 25% de leur temps non pas à produire, mais sur des tâches internes, du support imprévu ou des réunions non productives.
- La prise de décision :
- Optimiser les processus : si « l’admin » ou le « reporting » prend 15% du temps, il est peut-être temps d’automatiser ou de revoir les process (ou de faire appel à val’up ! 😉)
- Protéger la production : vous pouvez mettre en place des « sprints » de production, ou dédier une personne au support pour libérer vos experts et ainsi améliorer votre TACE.
L’analyse de l’allocation des ressources (la performance RH)
Le CRA vous donne une cartographie précise de l’effort collectif et individuel.
- Ce que vous y voyez : vous visualisez la charge de travail réelle, les pics et les creux. Vous voyez si vos ressources seniors passent du temps sur des tâches à faible valeur ajoutée (que des juniors pourraient faire) ou si vos juniors sont bloqués sur des tâches trop complexes.
- La prise de décision :
- Équilibrer la charge : c’est le meilleur outil pour prévenir le burn-out, en objectivant la surcharge et en répartissant mieux le travail.
- Piloter le recrutement : le CRA permet d’identifier et qualifier vos besoins de recrutement.
- Améliorer le « staffing » : Vous pouvez allouer la bonne compétence et le bon niveau de séniorité à la bonne tâche, optimisant ainsi votre coût de production.
Comment s’en servir concrètement pour piloter ?
La première étape, c’est de savoir quoi analyser. La seconde, c’est de savoir comment l’utiliser pour prendre les bonnes décisions.
L’objectif : optimiser le système, pas punir l’individu
C’est le point le plus important. Si vos équipes pensent que le CRA sert à les évaluer individuellement (« Pourquoi as-tu mis 3h sur cette tâche ? »), elles finiront par « lisser » leurs temps pour qu’ils rentrent dans les cases. Vos données deviendront fausses et inutilisables. Votre posture doit être claire : le CRA sert à analyser les projets, les processus et la charge globale, pas à juger la performance individuelle.
Mettre en place des rituels d’analyse
La donnée n’a de valeur que si elle est regardée. N’attendez pas la fin de l’année ! Voici les bonnes pratiques que l’on vous préconise (c’est cadeau 😘 !) :
- Hebdomadaire (Opérationnel) : les Chefs de projet vérifient la consommation de leurs budgets temps.
- Mensuel (Tactique) : le Directeur des Opérations analyse la charge vs la capacité, le TACE global et par équipe, ainsi que la rentabilité globale par activité.
- Trimestriel (Stratégique) : la Direction analyse la rentabilité par client, par offre, et prend des décisions sur le portefeuille d’activités.
Croiser les informations
La vraie puissance émerge lorsque vous croisez vos CRA (le temps) avec vos autres sources de données :
- CRA + Compta : vous obtenez votre Taux Journalier Moyen (TJM) réel et votre marge brute par projet.
- CRA + outils de gestion de projet : vous voyez si le temps passé correspond à l’avancement réel des tâches.
- CRA + Données RH (absences, contrats) : vous calculez votre TACE réel et pouvez analyser l’impact des inter-contrats, de l’avant-vente ou des tâches internes sur votre productivité.
Conclusion : arrêtez de deviner, commencez à piloter !
Pourquoi prendre encore le risque de gérer une entreprise « à l’aveugle » ou à l’intuition ? C’est un peu comme conduire les yeux bandés sur l’autoroute, tant que c’est tout droit, ça peut fonctionner, mais au premier virage mal engagé, c’est l’accident.
On l’a démontré dans cet article, le Compte Rendu d’Activité, s’il est correctement implémenté et analysé, vous permet de réaliser un pilotage précis et fiable de votre activité.
Chez val’up, on le sait : ce qui se mesure s’améliore. Le CRA est l’un des points de départ de toute démarche d’optimisation de la valeur.
👉🏼 Prêt à passer la vitesse supérieure ?
